يطرح الكثير من الموظفين والمستقلين سؤالًا متكررًا، هل من الآمن فعلًا استخدام الذكاء الاصطناعي في كتابة وثائق العمل؟ وهو سؤال منطقي جدًا فاستخدام الذكاء الاصطناعي في كتابة الوثائق الإدارية يوفّر وقتًا حقيقيًا في الصياغة والتنسيق والتدقيق، لكنه يفتح أبوابًا للخطأ إن استُخدم دون وعي ومراقبة، والجواب الصادق لسؤالنا ليس نعم مطلقة وليست لا قطعية، فهو يتوقف على ما تُدخله في الأداة، وطريقة مراجعتك لما تُخرجه، وعلى الدور الذي تمنحه لها في عملك.
سنقوم في هذا المقال بالإحاطة بثلاث مخاطر شائعة، ونعطي توجيهًا عمليًا يمكن تطبيقه لكل منها.
الخطر الأول: تسريب معلومات حساسة أو سرية
أسهل ما يقع فيه المستخدم أن يلصق في نافذة المحادثة نصًّا كاملًا ليحسّنه، دون أن ينتبه إلى ما يحتويه من بيانات فقد يتضمن النص أسماء لعملاء، أو أرقامًا مالية، أو بنودًا من عقد، أو تفاصيل داخلية عن مشروع لم يُعلن عنها بعد وما يُدخل في أداة عامة قد يُخزَّن أو يُعالَج بطرق لا تخضع لسيطرتك، فسياسات الأدوات تختلف في ذلك اختلافًا كبيرًا، وقد تتغير بمرور الوقت دون أن تعلم بتفاصيلها.
لكن هذا لا يعني الامتناع التام عن الاستعانة بالأدوات، وإنما يجب التفكير قبل إدخال أي معلومات أو بيانات وهنا نوصي باتباع خطوتين بسيطتين:
- عمّم البيانات: قم باستبدال الأسماء الحقيقية بتسميات عامة مثل «العميل» أو «الجهة المتعاقدة»، واستبدل الأرقام الدقيقة برموز مثل «المبلغ (س)».
- احذف الأمور الحساسة: إن كان جزء من النص لا يؤثر في عملية الصياغة، فاحذفه كليًّا قبل الإدخال.
وإذا كنت موظفًا في جهة لها سياسة داخلية لاستخدام هذه الأدوات، فهي المرجع الأول، ولا يصح تجاوزها بدافع السرعة وعند الشك في أن معلومة ما هي سرية، فالأسلم ألا تُدخلها.
الخطر الثاني: الوثوق بمعلومات غير دقيقة
من أخطر خصائص هذه الأدوات أنها تكتب بثقة عالية حتى حين تكون مخطئة، فقد تنتج جملة سليمة الصياغة ومنطقية المظهر، لكنها تحمل رقمًا خاطئًا أو تاريخًا غير صحيح أو اسمًا غير دقيق أو إشارة إلى بند لا وجود له في الأصل. ولأن النص يبدو متماسكًا، يقل احتمال أن ينتبه القارئ إلى الخلل ما لم يتعمد التدقيق.
وتشتد خطورة هذا في الوثائق الإدارية، لأن الخطأ فيها لا يبقى حبيس المسودة، بل قد يصل إلى عميل أو جهة رسمية أو إدارة عليا، تخيّل أنك أرسلت رسالة تتضمن موعدًا نهائيًا أو مبلغًا غير صحيح لأن الأداة «أكملت» الجملة من عندها فالتبعات هنا تقع عليك، لا على الأداة.
والتوجيه العملي واضح: راجع كل معلومة دقيقة قبل اعتمادها في وثيقة رسمية. ويشمل ذلك الأرقام والتواريخ والأسماء والمراجع والاقتباسات. أما ما لا تستطيع التحقق منه من مصدر موثوق فاحذفه أو أعد صياغته على نحو لا يدّعي يقينًا لا تملكه.
قاعدة سند
الأداة تكتب بثقة دائمًا، والمسؤول عن الدقة هو من يوقّع الوثيقة.
الخطر الثالث: فقدان الطابع الرسمي والهوية المؤسسية
في بعض المرات حتى وإن كانت المعلومات صحيحة، فقد يكون النص المولَّد غير مناسب لمؤسستك، فالأدوات تميل إلى أسلوب عام متشابه: عبارات مجاملة مكررة، أو مبالغة في التفخيم، أو نبرة لا تشبه طريقة مؤسستك في مخاطبة عملائها وشركائها. ومع الوقت يلاحظ المتلقي أن مراسلاتك فقدت شخصيتها، وأن الرسائل المتفرقة صارت تبدو كأن كاتبًا واحدًا بلا هوية كتبها جميعًا.
وللمراسلات الإدارية لغتها الخاصة: مباشرة، محترمة، محددة الغرض، وتناسب علاقة المؤسسة بمن تخاطبه، وهذه الخصوصية لا تلتقطها الأداة من تلقاء نفسها.
لذلك نوصي باستعمال الأداة كمسودة أولى أو أداة تدقيق، لا نصًّا نهائيًّا:
- اطلب منها مسودة أولية، ثم أعد كتابتها بلهجة مؤسستك.
- أو اكتب أنت النص أولًا، واستعن بها في اكتشاف الأخطاء اللغوية أو الجمل الملتبسة أو التكرار.
- وراجع المخرجات على نماذج مراسلات سابقة معتمدة لديك، لتتأكد من اتساق النبرة والمصطلحات.
قاعدة عملية لاستخدام الذكاء الاصطناعي في كتابة الوثائق الإدارية: «كمساعد لا كبديل»
تجمع المخاطر الثلاثة السابقة في فكرة واحدة، وهي أن الذكاء الاصطناعي مساعد يسرّع عملك، وليس بديلًا عنك فهو أداة تسريع وصياغة، تختصر عليك وقت البدء من صفحة بيضاء، وتقترح بدائل للعبارات، وتنبّهك إلى هفوة لغوية، أما الحكم على المحتوى، وتقدير ما يُقال وما يُترك، واعتماد النص النهائي، فتبقى كلها من اختصاص الإنسان.
وتتحول هذه القاعدة إلى عادة عمل بسيطة من أربع خطوات قبل إرسال أي وثيقة أُعدّت بمساعدة أداة:
- أدخل بحذر: هل في ما أدخلته بيانات حساسة أو سرية؟
- دقّق المعلومات: هل راجعت كل رقم وتاريخ واسم من مصدر موثوق؟
- راجع النبرة: هل يشبه النص أسلوب مؤسستي ومراسلاتها المعتمدة؟
- تحمّل المسؤولية: هل أنا مستعد لتبنّي كل جملة في الوثيقة كأنني كتبتها بيدي؟
إن أجبت بنعم عن الأسئلة الأربعة، فقد استفدت من الأداة دون أن تتنازل عن مسؤوليتك وإن تعذّر الجواب عن أحدها، فالوثيقة لم تجهز بعد.
خاتمة
الاستخدام الآمن للذكاء الاصطناعي ليس رفضًا للأدوات ولا تخوفًا منها، وإنما وعي بحدودها، فمن يعرف أين تُخطئ الأداة، وماذا يُحجب عنها، وما الذي لا يُترك لها، يستفيد منها في السرعة والجودة معًا دون أن يعرّض عمله أو سمعته للخطر وللتوسع في الأخطاء التي تتكرر في هذا النوع من المراسلات، يمكنك قراءة مقالنا أخطاء الذكاء الاصطناعي في المراسلات الإدارية.
الأسئلة الشائعة
هل من الآمن إدخال بيانات العمل في أدوات الذكاء الاصطناعي؟
يتوقف ذلك على نوع البيانات وعلى سياسة الأداة وسياسة جهتك، ولذلك لا يمكن الجزم بأمان مطلق فالقاعدة الأسلم ألا تُدخل بيانات عملاء أو أرقامًا مالية أو نصوص عقود كاملة، وأن تعمّم المعلومات أو تحذف الحساسة منها قبل الإدخال.
لماذا قد يعطي الذكاء الاصطناعي معلومات خاطئة تبدو صحيحة؟
لأن هذه الأدوات تبني النص على أنماط لغوية محتملة، لا على تحقق فعلي من كل معلومة لذلك قد تخرج جملة متقنة الصياغة وهي تحمل رقمًا أو تاريخًا أو اسمًا غير دقيق.
هل أستطيع إرسال وثيقة رسمية كتبها الذكاء الاصطناعي دون مراجعة؟
لا يُنصح بذلك أبدًا فالمسؤولية عن الدقة والصياغة تقع على من يرسل الوثيقة، ولذا يجب أن تمر كل وثيقة رسمية بمراجعة بشرية للمعلومات والنبرة قبل الإرسال.
ما البيانات التي يجب ألا أُدخلها في هذه الأدوات؟
تجنّب إدخال أسماء العملاء وبياناتهم الشخصية، والأرقام والتفاصيل المالية، ونصوص العقود الكاملة، وكل معلومة داخلية غير معلنة، وعند الشك في حساسية معلومة، فالأسلم حذفها أو تعميمها، والرجوع إلى سياسة جهتك الداخلية.
التعليقات والمناقشات