عندما تريد تحرير مراسلة أو تقرير فإنك تقوم تلقائياً بفتح أداة ذكاء اصطناعي (مثل ChatGPT)، بحيث أنك تكتب طلبك في سطرين، وخلال بضع ثوانٍ تحصل على مراسلة أو تقرير بصياغة تبدو احترافية تماماً.

الإغراء كبير، تقوم بنسخ النص وترسله حرفياً كما هو. لكن قبل أن تفعل ذلك، يستحق الأمر منك وقفة قصيرة، لأن الأخطاء التي تقع فيها هذه الأدوات غالباً ليست لغوية واضحة يلاحظها أي قارئ، بل هي أخطاء خفية تمر دون انتباه، لكنها قد تكلفك مصداقيتك في اللحظة التي تحتاج فيها أكثر ما يكون من الدقة.

الأداة تصوغ جيداً، لكنها لا تعرف سياقك الفعلي.

في هذا المقال نبرز أهم ستة (06) أخطاء شائعة عند الاعتماد على أدوات الذكاء الاصطناعي في الكتابة الإدارية، وكيف تتجنبها.

1. الثقة الكاملة في دقة المعلومات

الأداة يمكنها أن تنتج لك تفاصيل تبدو منطقية ومقنعة تماماً، كرقم مرجعي، تاريخاً أو اسم جهة دون أن يكون لها سند حقيقي. وهو ما يُعرف بـ"الاختلاق"، فهنا الأداة لا تكذب عمداً، لكنها تكمل الفراغات بما يبدو منطقياً إحصائياً، لا بما هو صحيح فعلياً.

مثال: تطلب منه صياغة مراسلة تشير لقرار سابق، فتحصل على الرقم المرجعي 2024/317، وهو رقم لا وجود له، قامت بإختراعه الأداة لأن المراسلات عادة تحتوي على أرقام مرجعية.

الحل: تحقق يدوياً من كل معلومة محددة (أرقام، تواريخ، أسماء، مراجع) قبل الإرسال. فلا تفترض صحتها لمجرد أنها مكتوبة بثقة وبصياغة سليمة.

2. تجاهل الفروق الشكلية بين الجهات والدول

تميل الأدوات لإنتاج صيغة عامة، لا تراعي أن بعض الجهات تتطلب ترويسة محددة، أو صيغة مخاطبة معينة، أو ترتيباً معيناً للبيانات. كما أوضحنا ذلك في دليل كيفية كتابة مراسلة إدارية احترافية، فبعض التفاصيل الشكلية تختلف بحسب الجهة والبلد والمؤسسة، وهذا بالضبط ما لا تستطيع أداة الذكاء الاصطناعي عامة معرفته عنك.

الحل: راجع الشكل النهائي مقارنة بنموذج معتمد فعلياً لدى جهتك أو دولتك، لا بما اقترحته الأداة بصيغة عامة.

3. نبرة لا تراعي طبيعة العلاقة مع المُرسَل إليه

أحياناً يكون النص المولَّد إما رسمياً بشكل مبالغ فيه، أو ودياً أكثر من اللازم، فالأداة لا تعرف طبيعة علاقتك الفعلية بالمُرسَل إليه، هل هو رئيسك المباشر؟ جهة خارجية رسمية؟ زميل في القسم نفسه؟

الحل: اقرأ النص جيداً وتخيّل الشخص المرسل إليه الذي سيقرأه فعلياً، لا قارئاً افتراضياً عاماً، فالنبرة المناسبة لمدير عام تختلف عن تلك المناسبة لزميل مباشر، حتى لو كان الموضوع نفسه.

4. عدم التحقق من الأسماء والصفات والمراجع

امتداد لخطر الاختلاق الذي ذكرناه في النقطة 1، لكن في عنصر شديد الحساسية تحديداً: الاسم والصفة الوظيفية للمرسل إليه. فقد تفترض الأداة صفة غير دقيقة، أو تكتب اسماً بصيغة مقاربة لا مطابقة تماماً.

الحل: تأكد يدوياً من الاسم والصفة الدقيقة قبل الإرسال، فالخطأ هنا تحديداً يترك انطباعاً سيئاً فورياً، بصرف النظر عن مدى إتقان بقية النص.

5. نسخ الناتج دون تنظيمه ضمن بنية واضحة

قد تنتج الأداة نصاً جميلاً متقناً لغوياً، لكنه غير مرتب منطقياً، يبدأ بالطلب مباشرة قبل ذكر المبرر مثلاً. في دليلنا الكامل لكتابة المراسلة الإدارية شرحنا منهجية بسيطة تتمثل في المشكلة، ثم الوقائع، ثم الأثر، ثم الطلب، بحيث يصل القارئ للطلب وهو مقتنع لا مندهش.

الحل: إن لم تلتزم الأداة بهذا التسلسل تلقائياً، أعد ترتيب الفقرات بنفسك قبل الإرسال.

6. الاعتماد الكامل دون فهم لماذا صيغت الجملة هكذا

ربما هذه النقطة هي أخطر الأخطاء الستة وأكثرها تكراراً، فقبول النص واستخدامه دون أن تسأل نفسك "لماذا هذه الصياغة تحديداً؟". النتيجة أنك لا تستطيع تكرار نجاح الصياغة الجيدة في المرة القادمة، ولا اكتشاف خطأ خفي فيها الآن.

الحل: اجعل هدفك أن تفهم الصياغة المقترحة، لا أن تستخدمها فقط. هذا بالضبط ما نؤمن به في سند: افهم أولاً، ثم ابنِ، فالمهارة التي تبنيها تبقى معك، بخلاف الاعتماد الدائم على أداة خارجية.

خلاصة

أدوات الذكاء الاصطناعي مفيدة جداً كنقطة انطلاق سريعة لصياغة أولى، وجعلها كمسودة، لكنها ليست بديلاً عن المراجعة والفهم. فالفرق بين مراسلة جيدة ومراسلة محرجة غالباً لا يكون في سرعة الصياغة، بل يكمن في الدقائق القليلة التي تقضيها في المراجعة قبل الإرسال.

وإن كنت تريد إتقان بناء المراسلة من الأساس، بصرف النظر عن استخدامك لأداة ذكاء اصطناعي أو لا، راجع دليلنا الكامل: كيفية كتابة مراسلة إدارية احترافية: من الفكرة إلى الصياغة والنموذج.

الأسئلة الشائعة

هل يمكن الاعتماد على الذكاء الاصطناعي في كتابة المراسلات الرسمية؟

نعم، يمكن الاستعانة به لإنتاج مسودة أولى سريعة، لكن لا يُنصح باعتماد الناتج مباشرة دون مراجعة بشرية للدقة والملاءمة والشكل.

ما أكثر خطأ شائع عند استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في التقارير الإدارية؟

الثقة الكاملة في دقة المعلومات التي تنتجها الأداة، خصوصاً الأرقام والتواريخ والأسماء، دون التحقق منها يدوياً.

كيف أراجع نصاً كتبه الذكاء الاصطناعي قبل إرساله رسمياً؟

تحقق من دقة كل معلومة محددة، وتأكد من مناسبة النبرة للمُرسَل إليه، وراجع أن البنية منطقية (مشكلة ثم وقائع ثم أثر ثم طلب)، وتأكد من مطابقة الشكل للنموذج المعتمد لدى جهتك أو دولتك.

هل يجب الإفصاح عن استخدام الذكاء الاصطناعي في المراسلة الرسمية؟

لا يوجد التزام قانوني عام يُلزم بالإفصاح عن استخدام أداة ذكاء اصطناعي في صياغة مراسلة إدارية روتينية، تماماً كما لا يُفصح المرء عن استخدام مدقق إملائي أو قالب جاهز، فالمسؤولية عن محتوى المراسلة تبقى على مُعدّها بصرف النظر عن الأداة التي ساعدته في صياغتها. يختلف الأمر في حالتين: إن كانت الجهة تضع سياسة داخلية صريحة تُلزم بالإفصاح، أو كان المستند تقريراً تحليلياً أو رأياً فنياً يُقيَّم أصلاً بناءً على الاجتهاد الشخصي لا مجرد الصياغة، فهنا يصبح الإفصاح أقرب لأمانة مهنية منه لالتزام قانوني عام.